四川交通职业技术学院基本建设项目工程档案管理办法

为规范基本建设项目工程档案管理，及时形成真实、完整、准确和规范的工程档案，保障项目后期运营，根据《城市建设档案管理规定》《建设工程文件归档规范》和《四川交通职业技术学院章程》，结合学院实际，特制定本办法。

第一条本办法所称基本建设项目是指在投资主管部门立项建设的房屋建筑工程建设项目。

本办法所称的工程档案是指基本建设项目在建设过程中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的文件材料。

本办法所称的工程文件是指基本建设项目在建设过程中形成的各种形式的信息记录。

第二条工程档案实行集中统一管理，确保工程档案的完整、安全和高效利用。

工程档案管理应做到全员参与，全过程覆盖，并与工程建设同步。

工程档案管理应积极应用信息化手段，提高管理和应用效率。

第三条工程档案管理除执行本办法的规定外，还应符合学院关于档案管理的相关规定。

第四条后勤处（基本建设管理处）设立基建档案室，用于工程档案的临时存放和本办法第九条规定的工程档案、工程文件的保存。

第五条后勤处（基本建设管理处）档案管理员牵头负责基本建设项目的工程档案管理工作，指导基本建设项目其他实施部门的工程档案管理工作。

基本建设项目的其他实施部门负责本部门实施的建设内容对应的工程档案管理工作。

各实施部门负责的工程档案按本办法的规定完成组卷后移交给后勤处（基本建设管理处），由后勤处（基本建设管理处）档案管理员汇总，牵头负责工程档案的移交工作。

第六条工程档案保存纸质档案不少于三套，电子档案一套。纸质档案一套（原件）由成都市城市建设和自然资源档案馆（以下简称城建档案馆）保存，一套由学院档案室保存，一套由基建档案室保存。

第七条城建档案馆保存的档案范围按其规定执行（其现行规定见附件），档案管理员应定期查询并执行其最新要求。

第八条不属于城建档案馆的进馆范围，符合《建设工程文件归档规范》要求及学院要求归档的工程文件，归档于学院档案室（具体范围见附件）。

第九条工程档案的副本、重复件、不具归档价值的过程文件、事务性文件存放于基建档案室。

第十条工程档案的质量和立卷应符合《建设工程文件归档规范》的规定。

第十一条在工程施工过程中，发包人代表应督促参建单位及时完善各类工程文件，逐月收集整理施工日志、监理日志、往来函件和会议纪要，交由档案管理员存档。

档案管理员应参加竣工验收会议，负责工程档案的预验收和正式验收。

第十二条工程档案的正式验收由后勤处（基本建设管理处）牵头组织，以专题会的形式进行，形成验收会议纪要。对于不完整、不真实的工程档案，一律不得验收。验收通过后，方可办理移交。

第十三条基本建设项目的参建单位向各实施部门移交工程档案应办理移交清单。

第十四条基本建设项目竣工验收后六个月内，后勤处（基本建设管理处）应组织相关参建单位向城建档案馆移交一套符合其规定的工程档案并取得《建设档案资料审核意见书》。工程档案不齐全的，应当限期补充。未取得《建设档案资料审核意见书》的，不得办理工程竣工结算。

第十五条基本建设项目财务决算完成后三个月内，后勤处（基本建设管理处）应将工程档案移交学院档案室。财务决算未按时完成的，可分阶段移交。

第十六条对于改建、扩建和重要部位维修工程，应当组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原工程建设档案。凡结构和平面布置等改变的，应当重新编制工程建设档案，并在工程竣工后三个月内向城建档案馆和学院档案室报送。

第十七条档案管理员应严格执行保密制度，确保档案安全。

档案管理员不得私自外借档案和工程文件给其他部门、单位或个人，须外借的需经部门负责人签字同意，并做好登记后办理。

分发及借阅的档案和工程文件应建立分发借阅台帐并留存备查。外借档案要限期归还。

第十八条基本建设项目在各阶段产生的各类工程文件应及时交档案管理员统一接收、登记存放，相关人员不得擅自留存。

第十九条后勤处（基本建设管理处）档案管理员应做好基建档案室的管理工作，严禁携带火种、易燃易爆物品和食物等进入档案室，保持档案室清洁卫生。

第二十条档案管理员应主动接受学院档案室的业务指导和检查，积极参加业务培训，不断提高档案管理能力。

第二十一条未在投资主管部门立项的装修、修缮工程的工程档案管理工作参照《建设工程文件归档规范》和学院关于档案管理的相关规定执行。

  第二十二条本办法由后勤处（基本建设管理处）负责解释，自印发之日起施行，原《四川交通职业技术学院基本建设项目工程资料管理制度（试行）》同时废止。